Wzór klauzuli informacyjnej RODO dla Twoich klientów

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

[PEŁNA NAZWA PRZEDSIĘBIORCY], prowadzący/a działalność pod nazwą [NAZWA AGENCJI], z siedzibą w [ADRES], NIP: [NIP].

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:

• e-mail: [ADRES E-MAIL];
• adres korespondencyjny: [ADRES].

Jeżeli administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, dane kontaktowe inspektora: [DANE KONTAKTOWE IOD].

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

a) Zawarcie i wykonanie umowy pośrednictwa

W celu obsługi klienta, ustalenia jego potrzeb, wyszukiwania i przedstawiania nieruchomości, organizowania prezentacji, prowadzenia uzgodnionej współpracy oraz realizacji pozostałych czynności objętych umową.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby.

b) Wypełnienie obowiązków prawnych

W celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych i rachunkowych, jeżeli mają zastosowanie do administratora.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

c) Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

W celu ochrony praw administratora związanych z zawartą umową, rozliczeniami oraz ewentualnymi sporami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora.

d) Kontakt i organizacja obsługi klienta

W celu prowadzenia korespondencji, ustalania terminów prezentacji, przekazywania informacji związanych z realizacją usługi oraz dokumentowania przebiegu współpracy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jest to niezbędne do wykonania umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy przetwarzanie służy uzasadnionemu interesowi administratora.

e) Marketing własnych usług

Dane mogą być przetwarzane w celu marketingu własnych usług, jeżeli administrator ma odpowiednią podstawę prawną i spełnia wymagania dotyczące danego kanału komunikacji.

Podstawa prawna: odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO, zależnie od okoliczności. Wykorzystanie poczty elektronicznej, telefonu lub innych kanałów marketingowych może wymagać dodatkowej zgody na podstawie odrębnych przepisów.

Marketing nie jest warunkiem zawarcia umowy pośrednictwa.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od zakresu współpracy administrator może przetwarzać:

• dane identyfikacyjne, np. imię i nazwisko;
• dane kontaktowe, np. numer telefonu, adres e-mail i adres korespondencyjny;
• informacje o potrzebach i preferencjach dotyczących nieruchomości;
• informacje o przedstawionych ofertach, prezentacjach i przebiegu współpracy;
• dane zawarte w umowie, korespondencji i dokumentach związanych z obsługą klienta;
• inne dane, jeżeli ich przetwarzanie jest niezbędne do realizacji określonej usługi lub obowiązku prawnego.

Administrator nie powinien pozyskiwać danych nadmiarowych, niezwiązanych z określonym celem przetwarzania.

4. Odbiorcy danych osobowych

Dane mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom wspierającym administratora, w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

W zależności od modelu działalności mogą to być:

• dostawcy systemów CRM, oprogramowania, hostingu, poczty elektronicznej i usług IT;
• podmioty świadczące obsługę księgową, prawną i informatyczną;
• banki i operatorzy płatności, jeśli jest to niezbędne do rozliczeń;
• właściciele nieruchomości, ich przedstawiciele oraz inne strony transakcji, w zakresie niezbędnym do realizacji usługi;
• współpracujące agencje i pośrednicy, jeżeli przekazanie danych jest uzasadnione konkretnym celem i ma odpowiednią podstawę prawną;
• organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

W przypadku korzystania z zewnętrznych dostawców administrator powinien ustalić, czy działają oni jako podmioty przetwarzające, czy jako odrębni administratorzy, oraz zawrzeć odpowiednie umowy, gdy wymagają tego przepisy.

Przekazywanie danych innym agencjom nie następuje automatycznie. Zakres przekazywanych informacji powinien być ograniczony do tego, co jest niezbędne i prawnie uzasadnione.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.

W szczególności:

• a)dane związane z umową — przez czas jej wykonywania, a następnie przez okres niezbędny do rozliczenia współpracy i ochrony przed roszczeniami;
• b)dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres wymagany właściwymi przepisami;
• c)dane związane z roszczeniami — przez okres odpowiadający właściwym terminom przedawnienia, z uwzględnieniem ewentualnych postępowań;
• d)dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

Po ustaniu celu przetwarzania dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane lub dopuszczalne na podstawie prawa.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu, na zasadach określonych w RODO, prawo do:

• dostępu do danych osobowych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych, jeżeli spełnione są przesłanki ustawowe;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w warunkach przewidzianych w RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji praw można skontaktować się z administratorem za pomocą danych wskazanych w punkcie 1.

7. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Obowiązek podania danych

Podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy może być konieczne do realizacji usługi. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić zawarcie umowy lub prawidłową obsługę klienta.

Podanie danych w celach dodatkowych, takich jak marketing oparty na zgodzie, jest dobrowolne i nie stanowi warunku zawarcia umowy pośrednictwa.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy